Welche Beweggründe und strategischen Überlegungen haben Sie dazu veranlasst, die Generalversammlung in rein virtueller Form durchzuführen?
Wir entschieden uns für eine virtuelle Generalversammlung u.a. um unserer internationalen Aktionärsbasis bzw. mehr von unseren Aktionärinnen und Aktionären die Teilnahme an der GV zu erleichtern und vor allem die Digitalisierung im Unternehmen weiter zu fördern. Ein sehr wichtiger Beweggrund war zudem, dass die Gesellschaft damit bewusst Modernität und Innovationsbereitschaft demonstrieren wollte und die Partizipation für Aktionäre aus dem Ausland erleichtern möchte. Ich glaube, das ist sehr gut gelungen.
Welche regulatorischen Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen, um eine virtuelle Generalversammlung rechtskonform abzuhalten?
Um eine rechtskonforme virtuelle Generalversammlung durchzuführen, ist erstens eine statutarische Grundlage erforderlich, die die Durchführung solcher Versammlungen vorsieht. Zweitens muss der Verwaltungsrat in der Einberufung einen unabhängigen Stimmrechtsvertreter bezeichnen, wobei für nicht börsenkotierte Gesellschaften Ausnahmen gelten können. Weiter muss sichergestellt werden, dass die Identität der Teilnehmer feststeht (z.B. mittels Login-Verfahren oder persönlicher Zugangscodes), die Stimmabgabe unmittelbar (live) übertragen wird, alle Aktionärinnen und Aktionäre Fragen und Anträge stellen und sich an der Diskussion beteiligen können und das Abstimmungsergebnis nicht verfälscht wird. Falls die Anforderungen nicht eingehalten werden oder falls ernsthafte technischen Problemen auftreten, muss die GV ggf. wiederholt werden.
Welchen Stellenwert hat die Datensicherheit bei der Durchführung virtueller Generalversammlungen, und welche Massnahmen wurden bei Ihnen ergriffen?
Die Datensicherheit ist bei der Durchführung virtueller Generalversammlungen von zentraler Bedeutung, da der Verwaltungsrat für die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten verantwortlich ist. Massnahmen zum Datenschutz sind essenziell, namentlich um die Verfälschung von Abstimmungsergebnissen zu verhindern. Zudem stärkt eine hohe Datensicherheit das Vertrauen der Aktionärinnen und Aktionäre in die Integrität der Generalversammlung. Wir haben für die Durchführung der GV eine virtuelle Plattform gewählt, die die Datensicherheit, sichere Identifikation der Teilnehmer, Verschlüsselung der Kommunikation und den Schutz vor unbefugtem Zugriff gewährleistet. Die Plattform wurde sorgfältig getestet, u.a. durch das interne IT-Team. Die Auswahl des technischen Dienstleisters, dem eine Gesellschaft die Durchführung ihrer ersten virtuellen Versammlung anvertraut, ist eine unglaublich wichtige Entscheidung.
Mit welchen Herausforderungen war die Mandantin bei der erstmaligen Vorbereitung einer virtuellen Generalversammlung konfrontiert?
Für uns war einerseits die Einhaltung der einschlägigen Rechtsvorschriften und andererseits die technische Umsetzung und Sicherheit wichtig. Herausforderungen waren dabei zum Beispiel, wie die Möglichkeit zur Frage- und Antragstellung für die Aktionärinnen und Aktionäre so einfach wie möglich gestaltet werden kann. Ein anderes wichtiges Thema war die Kommunikation mit den Aktionärinnen und Aktionären vor der virtuellen GV. Dies hatte einen sehr hohen Stellenwert und stellte z.T. eine Herausforderung dar, weil bekanntlich einige Aktionärinnen und Aktionäre einer virtuellen GV skeptisch gegenüberstanden. Ein Aspekt wurde hingegen als herausfordernde Änderung betrachtet, stellte sich jedoch als recht unkompliziert heraus: Die Vorbereitung der Redner auf ihre Auftritte im virtuellen Raum ganz ohne Publikum.
Welche zentralen Erkenntnisse und praxisnahen Tipps können Sie unseren Lesern aus der Erfahrung der virtuellen Generalversammlung mitgeben?
Eine erfolgreiche virtuelle Generalversammlung erfordert eine gründliche Planung und einen lückenlosen Zeitplan, der genau eingehalten wird. Die Wahl einer sicheren und benutzerfreundlichen Plattform ist essenziell, und es ist wichtig, genüg Zeit einzuplanen, um die Plattform zu testen und auch um Proben mit den Rednern durchzuführen. Die audiovisuelle Gestaltung der GV ist auch ein wichtiger Faktor, da dies das Image der virtuellen GV und schliesslich des Unternehmens prägt, und es ist wichtig, hierfür genügend interne und externe Ressourcen einzuplanen. Schliesslich würde ich sehr empfehlen, verschiedene Backup- und Notfall-Strategien aus rechtlicher und technischer Sicht zu entwickeln. In den allermeisten Fällen, wie bei uns, werden diese Strategien nicht benötigt, aber es ist wichtig, auf Nummer sicher zu gehen.
Wie schätzen Sie die zukünftige Entwicklung von Generalversammlungen ein – wird sich das virtuelle Format langfristig etablieren?
Die zukünftige Entwicklung von Generalversammlungen wird stark von technologischen Fortschritten, regulatorischen Rahmenbedingungen und den Erwartungen der Aktionärinnen und Aktionäre beeinflusst. Aktuell gibt es noch einigen Widerstand gegen diese Entwicklung. Ich persönlich glaube jedoch, dass die zunehmende Digitalisierung und sichere technische Lösungen das Vertrauen in virtuelle Formate weiter stärken und ihre Akzeptanz fördern werden. Auch die Vorreiter auf dem Markt fördern diese Entwicklung. Zudem ermöglicht das virtuelle Format mehr Personen die Teilnahme an einer GV, und diese ist nachhaltiger und spart in der Regel Zeit und Aufwand. Ich bin deshalb überzeugt, dass es unumgänglich ist, dass die meisten grossen Gesellschaften ihre Generalversammlungen in Zukunft in virtuellem Format durchführen werden, und ich erwarte eine Welle an virtuellen Generalversammlungen in den nächsten fünf Jahren.
Welche Aspekte der technischen Umsetzung hat Sie besonders beeindruckt und welche Best Practices lassen sich daraus ableiten?
Wir waren besonders von der stabilen und sicheren technischen Infrastruktur überzeugt, die eine reibungslose Durchführung der virtuellen Generalversammlung gewährleistete. Die Plattform war benutzerfreundlich und ermöglichte auch für ältere Aktionärinnen und Aktionären eine einfache Teilnahme. Diejenigen Aktionärinnen und Aktionäre, die Fragen stellen wollten oder Kommentare zu den Traktanden hatten, konnten ihre Meinung sehr einfach kundtun und wurden live zugeschaltet; die Schwelle für die persönliche und aktive Teilnahme war also sehr niedrig. Letzteres würde ich unbedingt als Best Practice bezeichnen, weil die virtuelle GV ja schliesslich mehr Aktionärinnen und Aktionäre eine aktive Teilnahme an der Generalversammlung ermöglichen soll.
Best Practice und Learnings
Technische Stabilität und Benutzerfreundlichkeit
Ein reibungsloser Ablauf der virtuellen Generalversammlung ist essenziell. Das System muss stabil funktionieren, die Abstimmungen latenzfrei durchgeführt werden und Wortmeldungen ohne technische Hürden für Aktionärinnen und Aktionäre möglich sein. Der Verwaltungsrat sollte unmittelbar über eine Wortmeldung informiert werden, damit ein unterbruchsfreier Ablauf garantiert wird.
High-End-Studio bis zum Low-Budget-Setup
Eine virtuelle Generalversammlung kann auf verschiedene Weise umgesetzt werden. Von einem hochprofessionellen Studio-Setup mit mehreren Kameraperspektiven, Simultanübersetzung, LED Wand und modernster Technik bis hin zu einer kostengünstigen Lösung mit einfachem technischen Setup.
Standorte: Flexibilität für jede Generalversammlung
Ob in einem externen Studio oder in firmeneigenen Studio in Rotkreuz – Devigus bietet die passenden Räumlichkeiten und das Know-how für Ihre virtuelle Generalversammlung. Mit der mehrjährigen Erfahrung und Technologie stellt Devigus sicher, dass Ihre GV effizient, interaktiv und für alle Teilnehmer zugänglich bleibt.
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